כמה מגנטים להזמין לאירוע? המדריך לפי מספר אורחים
אחת השאלות הראשונות שאנחנו מקבלים לפני אירוע היא פשוטה לכאורה: כמה מגנטים צריך? התשובה האינטואיטיבית - מספר האורחים - כמעט תמיד קטנה מדי. אורחים לא מסתפקים בצילום אחד: הם חוזרים לעמדה עם בני משפחה שונים, מחליפים אביזרים ולוקחים כמה מגנטים הביתה. במדריך הזה נסביר איך לתכנן כמות שתשאיר את כולם מרוצים, בלי תור מעיק ובלי שאף אחד יילך הביתה בלי מזכרת.
למה מספר האורחים הוא לא המספר הנכון
קל להניח שאם הזמנתם 200 אורחים, צריך 200 מגנטים. בפועל זה כמעט אף פעם לא עובד כך. צילום מגנטים היא אטרקציה חברתית: אנשים מצטלמים בזוגות, במשפחות ובחבורות, ואז חוזרים שוב עם הרכב אחר. זוג שהצטלם יחד ירצה כל אחד עותק משלו למקרר. ילד שהצטלם עם סבתא ירצה מגנט, וגם סבתא תרצה. כך אורח ממוצע לוקח יותר ממגנט אחד, ולפעמים הרבה יותר.
לכן נקודת המוצא הנכונה היא לא לספור ראשים, אלא להעריך כמה פעמים כל אורח יגיע לעמדה לאורך הערב. ברגע שמסתכלים על זה כך, ברור שכמות המגנטים צריכה לעלות על מספר המוזמנים - השאלה היא רק בכמה.
הכלל הפשוט: כמות המגנטים צריכה להיות גבוהה ממספר האורחים, לא שווה לו. עדיף שיישארו כמה מגנטים בסוף הערב מאשר שהעמדה תיסגר כשעדיין יש תור.
כלל אצבע לפי גודל האירוע
אין נוסחה אחת שמתאימה לכל אירוע, אבל יש טווחים שעובדים היטב. הנה נקודת פתיחה נוחה לפי גודל, שאפשר לכייל יחד איתנו לפי אופי האירוע שלכם:
אירוע משפחתי קטן
עד כ-80 אורחיםברית, בריתה, חינה או יום הולדת בייתי. כאן האווירה אינטימית והאורחים חוזרים לעמדה שוב ושוב. תכננו כמות של פי אחת וחצי עד פי שניים ממספר האורחים - זה מרגיש מפנק ומשאיר מקום לכל בן משפחה.
אירוע בינוני
כ-100 עד 250 אורחיםבר או בת מצווה, מסיבת יום הולדת גדולה או אירוע חברה. הקצב מהיר יותר ויש יותר חבורות. כוונו לכמות של בערך פי אחת וחצי ממספר האורחים, כדי לשמור על זרימה חלקה לאורך כל הערב.
חתונה גדולה
300 אורחים ומעלהברחבה גדולה יש גלים של אורחים שמגיעים לעמדה ביחד. עדיף להיערך בנדיבות ולשקול יותר מעמדה אחת או צוות מוגבר, כדי שגם בשעות השיא אף אחד לא יוותר על מגנט בגלל תור.
הטווחים האלה הם קו מנחה, לא חוק. אירוע שבו רוב האורחים צעירים ואוהבים להצטלם יצרוך יותר מאירוע רגוע יותר. גם משך האירוע וזמינות העמדה משפיעים - ככל שהעמדה פתוחה יותר שעות, כך יש יותר סבבי צילום.
מה מעלה את הכמות בפועל
כמה גורמים גורמים לאורחים לחזור לעמדה שוב ושוב, וכדאי לקחת אותם בחשבון כשמתכננים כמות:
- קהל צעיר ואנרגטי - נוער בבר מצווה או חברים צעירים בחתונה יצטלמו הרבה יותר מקהל מבוגר ורגוע.
- אביזרי צילום מהנים - כובעים, משקפיים ואביזרים מצחיקים מזמינים סבב צילום נוסף בכל פעם עם קונספט חדש.
- עמדה פתוחה לאורך כל הערב - ככל שהעמדה זמינה יותר שעות, כך גדל מספר האורחים שמגיעים אליה יותר מפעם אחת.
- מסגרת אישית מושכת עין - מגנט עם שם, תאריך ועיצוב ייעודי גורם לאורחים לרצות כמה עותקים לחלק בבית.
- מיקום מרכזי וזורם - עמדה קרובה לרחבה, לא בפינה נידחת, מייצרת הרבה יותר תנועה טבעית.
איך למנוע תור בעמדה
כמות מספקת של מגנטים היא רק חצי מהמשוואה. החצי השני הוא זרימה. אפילו עם מלאי גדול, תור ארוך גורם לאנשים לוותר ולחזור לרחבה. הפתרון הוא שילוב של הדפסה מהירה, צוות שמכיר את העמדה, ומיקום שמאפשר לאורחים להצטלם ולהמשיך הלאה בלי צוואר בקבוק. באירועים גדולים, לפעמים התשובה הנכונה היא לא רק יותר מגנטים אלא גם עמדה נוספת שמפצלת את העומס.
אצלנו ההדפסה יוצאת תוך שניות והצוות דואג לקצב, כך שגם בשעות השיא האורחים זזים מהר. אם אתם לא בטוחים איך ייראה העומס באירוע שלכם, זה בדיוק סוג הדבר ששווה לתכנן מראש יחד - ראו גם את המדריך שלנו על איך בוחרים חברת מגנטים לאירוע.
לוודא שאף אחד לא הולך בלי מזכרת
המטרה הסופית פשוטה: שכל אורח ילך הביתה עם מגנט. כדי להבטיח את זה, עדיף לתכנן מלאי בנדיבות ולא לצמצם. עודף קטן של מגנטים בסוף הערב הוא לא בזבוז - הוא ביטוח שאף אורח שהגיע מאוחר או חזר סבב נוסף לא נתקל בעמדה ריקה. חשוב גם לתזמן את פתיחת העמדה כך שתישאר פעילה בשעות שבהן רוב האורחים כבר הגיעו, ולא רק בתחילת הערב.
בסוף, כמות נכונה של מגנטים היא מה שהופכת את העמדה ממתקן חמוד למזכרת שכולם באמת לוקחים הביתה. תכננו קצת מעל מה שנראה לכם, ותנו לאורחים את החופש להצטלם שוב ושוב - זה בדיוק מה שהם יזכרו.